リモートワーク・テレワークに便利ツールとセキュリティ強化方法

2021/06/28

【公共WIFIは安全か？】コロナウイルス感染拡大の影響でステイホームが推奨される今、多くの企業がリモートワーク・テレワークを採用しています。オフィスで仕事をするのが当たり前だった人たちにとっては、この新しい取り組みに慣れるのに時間がかかるかもしれません。

この記事では、リモートワークで生産性を向上させるのに便利なツールや、サイバー攻撃の被害を防ぐための方法を解説します。

リモートワーク・テレワークに便利な5つのツール

オフィス以外でも効率的に仕事をするのに便利な5つのツールを紹介します。紹介するツールは全てパソコンやスマホ、タブレット用のアプリを提供しています。

Zoom

Zoomは、ビジネス向けに開発されたビデオ会議ツールです。チーム内での会話やクライアントとのやりとりを行うために作られており、Skypeや他のビデオ会議アプリよりもはるかに優れた機能を備えています。

また、Zoomには無料プランがあり、最大100人までが参加できるビデオ会議を40分行うことができます。Zoomを40分以上使用したい場合は、有料プランがおすすめ。

Slack

Slackは、電子メールの代替ツールとして使われる人気のチャットアプリです。このツールを使えば、インスタントメッセージを送ることが簡単になり、何十ものメールスレッドで迷子になるのを避けられます。Slackはチームのコミュニケーションに欠かせないツールで、特にチームの状況を確認するために素早く短いメッセージを送ることができます。

Slackにも無料プランがあり、最大1万件のメッセージ履歴を見ることができるので、小規模なチームには十分すぎるほどの機能を備えています。もっと使いたい場合は、有料プランにアップグレードすることも可能です。

Moday.com

Monday.comは、プロジェクトのワークフローを簡単に把握することができるツールです。このアプリは、チームメンバーが作業中のタスクを整理・分類できるダッシュボードを備えています。

割り振られているタスクが完了すると、メンバーに自動的にアラートが送られ、継続的な作業の流れを把握することができます。

Asana

Asanaは、プロジェクト管理に最適なツールです。このツールを使えば、チーム全体のプロセスを合理化し、チーム一人ひとりにタスクを割り当てることができます。そうすれば、チームメンバーはプロジェクトに貢献するために何をすべきかを正確に知ることができます。

また、このアプリは簡単にダウンロードできるので、初心者でも安心して利用できます。Asanaの無料プランだと、最大15人が利用できます。無制限の人数でより多くの機能を利用したい場合は有料プランに加入する必要があります。

Dropbox

Dropboxは、チーム内で大容量のファイルを保存・共有するためのクラウドストレージサービスです。プロジェクトでの共同作業の際に、チームが簡単にファイルを見つけてアクセスできるようになります。

Dropboxには無料版もありますが、容量と接続台数が限られているため、ストレスなく利用したい場合は有料版の使用をおすすめします。

セキュリティを強化する方法

リモートワークの環境下では、オフィスで働くのと同じ利便性を保ちながら、セキュリティを確保する必要があります。ここからは、リモートワーク勤務でサイバー攻撃の被害を未然に防ぐ方法を紹介します。

公共Wi-Fiを避け個人のホットスポットを利用する

カフェやホテル、駅などで利用できる無料の公共Wi-Fiは、セキュリティ上のリスクが大きいため、できれば利用を避けた方が無難でしょう。しかし、どうしても家やオフィス以外の場所で仕事をする必要がある場合は、スマートフォンのホットスポットを利用しましょう。

スマホの回線を他の端末のネット接続で使うことは「テザリング」と呼ばれています。スマホのモバイルデータ接続を使用することで、別のスマートフォンや、タブレット端末、ノートパソコンでセキュアな接続を実現できます。

VPNを導入する

VPNも安全な接続を確立できるツールです。VPNサービス (https://nordvpn.com/ja/download/)は仮想プライベートネットワークの略で、お使いのパソコンやスマートフォン、ルーターなどにVPNアプリをダウンロードしてサーバーに接続すると、オンライン上でやりとりするデータを暗号化したり、実際のIPアドレスを隠したりすることができます。

マルウェア、中間者攻撃、DDoS攻撃など、さまざまなサイバー攻撃の脅威から身を守りたい人たちにとって、VPNは無くてはならないサービスです。

仕事とプライベート用のパソコンは別にする

専門的な知識が豊富なITチームがいる組織で働いている場合、定期的にソフトのアップデートをしたり、ウイルス対策を講じたり、悪意のあるサイトをブロックしたりして、会社用のパソコンを安全に保っているかもしれませんが、プライベート用のパソコンのために自分でセキュリティ対策を講じることは至難の業でしょう。脆弱性の対策が行われていない場合、あなたにとっても会社にとってもリスクになり得ます。

個人の作業はプライベート用のパソコンで行い、職場で支給されたノートパソコンは仕事に関連した業務にのみ使用するのが最善の方法です。