「共同作業にオススメのツール紹介」兆星電脳有限公司(広東省佛山市)

2015/10/19

【共同作業にオススメのツール紹介】
IT=経費削減

ITサービスの仕事で広東省内を忙しく走り回っている著者です。今更ですが、先日お客様から「数人でタスク管理などの共同作業を簡単にマネージできるサービスはないか」と聞かれましたので今回は便利なWEBサービスを紹介します。Trello (https://trello.com/
これはWEBブラウザ上で使えるカード型タスク管理サービスです。それぞれのタスクを1枚のカードとしてWEB上で作成し、各タスクの進捗状況を共有できる仕組みです。メイン画面が1枚のボード(board)になっており、その中に複数のリスト(list)を並列表示できるのでタスクの集合体、つまりプロジェクトの全体像を把握することができます。各リストには、カード(card)と呼ばれるアイテムを追加でき、カードをボード内やリスト内で自由に並べ替えたりできます。
Trelloの使い方を例えると、ホワイトボード上にタスク毎の進捗状況を付箋に書いて貼っていくようなもの。各種の設定項目は英語ですが、実際の操作は直観的で解り易いので難なく使えるのが特徴。WeChatやFacebook等のSNSを日頃お使いの方でしたら問題なく操作できると思います。利用料や導入費用はゼロ、無料で複数人のユーザとリアルタイムでタスク管理ができ大変便利です。PC端末へのインストールも不要で直ぐに使えます。モバイル端末ではiPhoneとAndroid用の専用アプリが用意されています。
導入自体はとても簡単。アカウントを新規作成して初期設定を行い、タスク用のカードを画面上に新規に貼り付けていくだけです。グループの各人が各タスク・カードに進捗状況や連絡事項を直接書き込むことができ、タスクを共有しているメンバー全員が容易に閲覧することができます。画像や動画などの資料やURLも貼り付けることができるのでグループ内で共有可能。
チェックリストや期日も追加できますので、プロジェクト管理を複数人でする上でとても有用です。
実際に使ってみて良いと思った点は、各タスクにおけるアクセス権限の設定が可能なことです。例えばマネージャーが全てのタスクの設定権限を持つ場合、プロジェクト毎にアクセス可能なグループを設定できます。これならグループ内での単なるメモ書きとしてではなく、大人数を要するプロジェクトにも充分使えるのではないでしょうか。各タスク・カード内の進捗書き込みはSNSに近いので、過去に遡ってどのメンバーがどのような作業をしたか(何をタスクに書き込んだか)を閲覧することが可能です。
読者の皆様は普段からタスク管理をどのようにされていますか?ホワイトボード等に付箋を貼るのは「可視化」の観点からとても有用と言われていますが、今回紹介したTrelloはそれをPC画面上で行うことができ、複数人で共有するというものです。遠隔地のチームメンバーとの共同作業にもってこいのツール、いかがでしょうか。個人的には仕事でというより旅行計画に是非使おうと画策しているところです(笑)。

赤座 卓也(あかざたくや)

兆星電脳有限公司

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